Si tienes trabajadores a tu cargo en Colombia, una de tus obligaciones legales más importantes es vincular a tus trabajadores al Sistema General de Seguridad Social. Este trámite asegura la cobertura en salud, pensiones y protección ante accidentes de trabajo, lo cual representa una protección mutua en el ámbito laboral.
A lo largo de esta lectura encontrarás todo lo que necesitas saber cómo cumplir con este requisito legal de manera eficiente.
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Entendiendo el Sistema General de Seguridad Social
Este sistema se rige por la Ley 100 de 1993 y sus normas complementarias y comprende tres pilares fundamentales:
1. Fondo de Pensiones: cubre contingencias relacionadas con la vejez, discapacidad y fallecimiento.
2. Régimen de Salud: asegura la atención médica integral del trabajador y su familia.
3. Administradora de Riesgos Laborales: protege al trabajador ante accidentes ocurridos en el trabajo.
También, el empleador debe aportar a la Caja de Compensación Familiar, el SENA y el ICBF, conocidos como parafiscales.
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Trabajadores con derecho a afiliación
Cualquier empleado con contrato laboral vigente debe ser afiliado obligatoriamente al sistema de seguridad social. Independientemente del tipo de contrato, la afiliación es obligatoria.
Los contratistas y trabajadores por cuenta propia igualmente tienen la obligación de cotizar a salud y pensión de manera autónoma.
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Plazo para realizar la afiliación
La afiliación debe realizarse antes o el mismo día en que el trabajador inicie sus funciones. La ley no contempla tiempo de espera para este trámite. Demorar la afiliación expone al empleador a sanciones impuestas por las autoridades laborales.
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Cómo hacer la afiliación correctamente: guía paso a paso
En los siguientes pasos encontrarás el procedimiento a seguir:
Paso 1: Reúne los documentos del trabajador
Antes de iniciar cualquier trámite es indispensable reunir la documentación básica:
- Copia del documento de identificación vigente
- Información bancaria para transferencias
- Datos de los familiares que serán incluidos como beneficiarios en salud
- Decisión del trabajador sobre su régimen pensional
2. Inscribe al trabajador en una EPS
La elección de la EPS corresponde únicamente al empleado. Una vez elegida, el empleador diligencia el formulario de afiliación en la página web de la entidad o de manera presencial. Actualmente este proceso puede hacerse en línea en la mayoría de entidades.
Tercer paso: vinculación al sistema pensional
Si el trabajador elige el Régimen de Prima Media, deberá afiliarse a Colpensiones, que es la administradora pública. Si el trabajador escoge el sistema privado, tiene la opción de vincularse a cualquier AFP privada autorizada. La afiliación puede hacerse de forma presencial o en línea.
Cuarto paso: inscripción en la Administradora de Riesgos Laborales
El empleador es quien decide la ARL que cubrirá a su personal. Los aportes a la ARL fluctúan de acuerdo con el riesgo asociado a las labores del trabajador, que va desde el nivel I (riesgo mínimo) hasta el nivel V (riesgo máximo). El mercado colombiano cuenta con ARL como Sura, Positiva, Colmena y otras.
Quinto paso: registro en la Caja de Compensación
Como parte de los aportes parafiscales, el empleador debe inscribir a los trabajadores en una Caja de Compensación. Esta entidad ofrece beneficios como subsidio familiar, vivienda, recreación y educación. El empleador puede elegir entre cajas como Compensar, Cafam, Colsubsidio y otras según la región.
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¿Cuánto debe aportar el empleador?
Todo el cálculo de los aportes parte del salario devengado por el empleado, que en la mayoría de los casos corresponde al salario mensual. A continuación se describen los porcentajes vigentes:
- Salud: 12,5% del IBC (8,5% empleador y 4% empleado)
- Fondo de pensiones: 16% del salario (12% a cargo del empleador, 4% del empleado)
- ARL: cotización exclusiva del empleador, entre 0,522% y 6,960%
- Parafiscal Caja de Compensación: 4% a cargo del empleador
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¿Cómo se pagan los aportes?
El pago de los aportes se hace mediante la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes, conocida como PILA. Gracias a la PILA, el empleador realiza un solo pago que cubre salud, pensión, ARL y parafiscales. El empleador puede hacer el pago en línea a través de operadores habilitados como Aportes en Línea o SOI.
La fecha límite para el pago mensual es el día 10 del mes siguiente. Pagar fuera de tiempo genera recargos y puede acarrear investigaciones de la UGPP.
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Consecuencias de no afiliar a los empleados
No realizar la afiliación oportuna puede traer graves consecuencias para el empleador:
- Multas administrativas que pueden ser cuantiosas
- Responsabilidad directa ante accidentes laborales sin cobertura de la ARL
- Auditorías y requerimientos de pago por parte de la Unidad de Gestión Pensional
- Acciones legales del empleado ante la justicia ordinaria
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Lo que más preguntan los empleadores sobre este proceso
¿Qué pasa con los empleados que trabajan pocas horas?
Sí. La jornada parcial no exime al empleador de la obligación de afiliar al trabajador. La cotización se ajusta al ingreso real, sin embargo no puede ser inferior al mínimo legal.
¿El empleado puede conservar su EPS o fondo de pensiones anterior?
En ese caso, el empleador debe actualizar la información y reportar el nuevo vínculo laboral a las entidades correspondientes. El trabajador no pierde su afiliación; simplemente se le asigna un nuevo cotizante.
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Conclusión
Realizar este proceso de manera adecuada y oportuna refleja el respeto del empleador por los derechos fundamentales de quienes conforman su empresa. Un trabajador cubierto es un trabajador más productivo, comprometido y fiel a la organización.
En caso de que el proceso te genere preguntas adicionales, puedes acudir directamente a las entidades del sistema (EPS, AFP, ARL, Cajas de Compensación) o consultar el portal del Ministerio de Trabajo. Lo importante check here es no dejar pasar el tiempo y actuar desde el primer día de la relación laboral.